訪問看護ステーションの情報共有法担当者一覧表など Googleスプレッドシートを活用する

　訪問看護ステーションで、「来月、月１訪問の利用者さん誰だっけ？」、「今月の報告書の割り振りをみんなに伝えなきゃ」みたいな場面ありませんか？特に、管理者さんやリーダーさんにはよくある場面だと思います。
　そんな時、スタッフさんみんなで共有できる一覧表で確認できると便利ですよね。
　そこで、Googleスプレッドシートで共有できる一覧表を作成します。
　ここではGoogleスプレッドシートを「月単位看護訪問予定表」、「報告書・計画書作成一覧表」、「勤怠管理表」へ活用した経験を紹介します。都度、アップデートしながら3年ほど活用していますがスタッフさんに好評です。

Googleスプレッドシートとは
Googleスプレッドシートの便利なところ
Googleスプレッドシートを使用するための準備
Googleスプレッドシートの使い方・操作法
おすすめポイントと実際の活用例
実際に使用しての感想とデメリットについて

Googleスプレッドシートとは

　有名な「Microsoft Office」・「Excel」の様な、表計算ツールです。「Excel」と同じ様なことができます。

Googleスプレッドシートの便利なところ

オンラインで作業できる

　インターネットにつながる環境であればどこでも表作成や確認ができます。

オンラインで共有ができる

　インターネットにつながる環境であればどこでも作った文書を共有したり、複数のスタッフさんで文書作成ができます。

パソコン・タブレット・スマホどれでも使える

　その時によって見やすい端末で使用できます。

自動で保存してくれる

　自動で保存してくれるので、トラブル時に「保存してなかったー、私の時間を返して！」という事がありません。

無料！

　Googleアカウントがあれば無料です。

Excelのファイルをコピーできる

　電子カルテからExcelに出力した情報をそのままコピーして共有できます。

Googleスプレッドシートを使用するための準備

１．Googleアカウントの作成（Googleアカウントをもっていない場合のみ）
　ぼくらのハウツーノートさんのHPで分かりやすく解説されています。
　https://www.howtonote.jp/google-account/new/index1.html
２．スマホ、タブレットにアプリをダウンロード
　androidスマホには初めからダウンロードされています。iPhoneの場合は、App Storeからダウンロードします。無料です。
３．Googleアカウントでログイン

Googleスプレッドシートの使い方・操作法

　使い方については、以下のHPと動画が分かりやすいと思いました。難しい操作法などネット上に沢山情報があります。

【ホームページ】
Desk Work Labo. さん
「Googleスプレッドシート使い方講座　第1回　ファイルの作成」
https://kantan-shikaku.com/ks/gss-make-file/
iSchool さん
「Googleスプレッドシートの使い方！共有方法もお伝えします」
https://ischool.co.jp/2019-06-21-how-to-use-google-spreadsheets/

【動画】
金子晃之さん「2020年Googleの使い方・初心者入門】
Googleのサービス全体の紹介ですが、目次を付けてくれていますのでクリックにてGoogleスプレッドシートの解説に飛べます。

2020年Googleの使い方・初心者入門【完全版】

おすすめポイントと実際の活用例

報告書・計画書作成一覧表

　毎月必要な報告書・計画書の作成。その割り振り一覧表をGoogleスプレッドシートで作成し共有しています。
工夫ポイント
〇作成したらチェックボックスにチェックを入れられるようしています。
〇忘れがちなリハメインの月１訪問が分かるようにしています。
〇ケアプランが更新されると計画書の見直しが必要になる場合があるので、その月にケアプランが更新された利用者さんが分かるようにしています。
〇指示医の変更など、あて先が変更になった方が分かるようにしています。
〇書類作成に関する加算を算定している方が分かるようにしています。

月単位訪問利用者一覧表

　訪問は基本的に週単位なので月単位訪問のスケジュール管理はミスが生じやすくなります。管理者さんやリーダーさんは月単位訪問のスケジュールにミスが無い様に神経を使っていると思います。その負担を軽減するため、下画面の表をGoogleスプレッドシートで作成しています。
工夫ポイント
〇リハスタッフさんがメインで訪問している利用者さんの場合、看護師さんが来月の予定を確認するには電話をする必要があります。これが負担だったので、リハスタッフさんが訪問した時に来月の予定を確認することにしました。確認をしたらチェックボックスにチェックを入れます。
〇この表以外に、月単位訪問予定者全体の表を３グループに分けて作成しています。

勤怠管理表

　訪看ではサービス提供をする場が事業所ではないので、タイムカードが使いにくい事業所さんもあります。私が所属する訪看は子育て中のスタッフさんが多く、直行直帰ができる方が働きやすいという事でタイムカードは導入していません。
　そこで、タブレットやスマホで勤怠管理表を入力できるようにGoogleスプレッドシートで勤怠管理表を作成しました。入力内容に間違えがないかは訪問のスケジュール表で管理者さんやリーダーさんが確認します。確認の上、印刷・捺印します。
工夫ポイント
〇出勤・退社を入力すると勤務時間が自動計算されます。
〇オンコールはチェックボックスによりタッチで入力できます。
〇出勤日数、勤務時間合計、オンコールの回数なども自動計算されます。