訪問看護ステーションでは文書を作成する機会が沢山あります。「文書はWordで作成してますよ」という事業所さんが多いでしょうか。
この記事では、実際に訪問看護ステーションでGoogleドキュメントを活用した経験を元に、その活用法の紹介をしていきます。
Googleドキュメントとは
有名な「Microsoft Office」・「Word」の様な、文書作成ツールです。「Word」と同じ様なことができます。
Googleドキュメントの便利なところ
オンラインで作業できる
インターネットにつながる環境であればどこでも文書作成や確認ができます。
オンラインで共有ができる
インターネットにつながる環境であればどこでも作った文書を共有したり、複数のスタッフさんで文書作成ができます。
パソコン・タブレット・スマホどれでも使える
その人によって得意な入力法で、どこでも文書作成や共有ができます。
自動で保存してくれる
自動で保存してくれるので、トラブル時に「保存してなかったー、私の時間を返して！」という事がありません。
無料！
Googleアカウントがあれば無料です。
音声入力もいいです
音声で文書を入力することができます。漢字変換の精度は高いです（さすがに専門用語は難しいみたいですが）。
Googleドキュメントを使用するための準備
１．Googleアカウントの作成（Googleアカウントをもっていない場合のみ）
ぼくらのハウツーノートさんのHPで分かりやすく解説されています。
https://www.howtonote.jp/google-account/new/index1.html
２．スマホ、タブレットにアプリをダウンロード
androidスマホには初めからダウンロードされています。iPhoneの場合は、App Storeからダウンロードします。無料です。
３．作成したGoogleアカウントでログイン
Googleドキュメントの使い方・操作法
使い方については、以下のHPと動画が分かりやすいです。
prebellさんの「ビジネスパーソン必見！Googleドキュメントの使い方まとめ」 https://prebell.so-net.ne.jp/tips/pre_19022601.html
中本達也さんの「【完全版】「ワードは、もういらない」速攻理解【Googleドキュメントの使い方講座】」
実際の活用例とおすすめポイント
そもそものおすすめポイント
① 事業所に何台パソコン、タブレット、スマホがあっても無料
② パソコン、タブレット、スマホのどれからでも入力が可能なので、自分の得意な方法を選べ、入力が楽。音声入力を使用したことがない方はぜひ、一度使ってみてください。場面によってはおすすめです。
私の所属している訪看STでは、電子カルテを導入していますので保険制度上必要な書類はそちらで作成しています。電子カルテではない事業所さんであればもっと活用場面が増えると思います。
ミーティングをしたとき 参加できなかったスタッフとも内容を共有したい
定例ミーティングを始めます。
今日は〇〇さんと〇□さんがお休みです。
△〇さんと〇×さんが書記の当番です、ミーティング議事録の作成と共有をよろしくお願いします。
はい、私が入力していくので内容確認と共有はお願い。
了解です。
こんな感じの流れでGoogleドキュメントに議事録を作成していきます。スタッフさん全員のグループアカウントを作っておけば、ボタン一つで共有が可能です。
おすすめポイント
① 印刷・配布が不要、インターネットが使える環境であればどこでも共有できる
ペーパーレスが進みますし、いつでもどこでも議事録の内容を確認できるというメリットもあります。「そういえば、この間のミーティングで請求書について話したけど、結局どうするんだっけ？」みたいなときに、手元のタブレット、スマホで確認できちゃいます。
② 非常勤さんの多い事業所さんでは特に便利
勤務時間の短い非常勤さんはミーティングに出席することが難しいと思います。ミーティングに出席できないスタッフさんが多い場合、特に助かります。
業務マニュアルの作成、見直しをしたのでスタッフ全員で共有したい
この間のミーティングで初回訪問業務を見直すことになったから、マニュアルを直さなきゃ。
マニュアルのここの部分を直しておいてくれる？
分かりました、今日中に修正するので確認をお願いします。
おすすめポイント
① 常に最新の状態のマニュアルを共有できる
マニュアルは制度改正や業務改善などで変化していくものだと思います。最新のマニュアルを特別な操作をせずに共有できるので、その都度マニュアルを更新する気になります。
② 確認したい場面でその都度手元で確認できる
マニュアルの内容を細かくすべて覚えるのは大変です。細かい部分は、業務をしながら覚えていく感じだと思います。特に新人職員さんは確認したい時に手元で確認できるのは便利です。先輩職員さんの手間も軽減できます。
研修に行ったので報告書を作りたい
先週行かせていただいた研修の報告書を作りたいのですが。
分かりました。
こんな感じの流れでGoogleドキュメントを使って研修報告書を作ります。管理者さんが内容を確認したら、修正箇所やアドバイスを色を変えて入力しておきます。それを見て、作成したスタッフさんが修正をするという具合です。完成しましたら管理者さんの方で印刷をして、医療と一緒にスタッフ全員に回覧します。
訪問看護ステーションでは運営のルール上、定期的な研修が必要です。書面に残していないと実地指導の時に指摘されてしまいます。つい、面倒で忘れがちな書類ですのでできるだけ作りやすい環境を整えたいです。
おすすめポイント
① 手渡ししなくても報告書の提出、確認ができる
② 印刷も管理者さんの方でできる
現場のスタッフさんの負担を少しでも減らせます。事務所にいることが多い管理者さんの方で印刷できると助かります。
実際に使用しての感想とデメリットについて
文章作成だけではない業務全般の情報共有法については便利な事業内情報共有方法の紹介 ～タブレットを活用して～」で紹介しています。
興味のある方は見てみてください。
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