訪問看護ステーションはスケジュール管理が重要で面倒ですよね。新規の依頼は集中することが多いですし、増回や定期訪問時間変更なども重なると頭が混乱してしまいます。特に、全体のスケジュール管理をしている人にとっては負担のかかる業務だと思います。
スケジュール管理を楽にし、スタッフさんも働きやすい環境を作るために実際に運用しているGoogleカレンダーによるスケジュール管理方法を簡単に紹介します。
訪看ステーションにおいてGoogleカレンダーが便利なところ！
共有できる
管理者さんとスタッフさんでスケジュール表を共有することができます。また、管理者さん、スタッフさんともに編集が可能になっています。
最新の情報を事業所内で共有することができます。
複数のスケジュール表を1枚で表示できる
複数のスタッフさんのスケジュール表を一目で確認することができます。下の写真のようにスタッフさんにより色分けされます。
パソコンでもスマホでもタブレットでも見ることができる
訪問中、自宅など事務所に行かなくても最新のスケジュール表を確認・編集することができます。
Googleカレンダーを使用するための準備
Googleカレンダーの操作方法
Googleカレンダーの操作方法については以下の動画がすごく分かりやすいです、初心者の方にも分かる内容になっています。
共有する方法など今回紹介している機能は全て教えてくれます。
目次もつけてくれているので知りたい情報だけ見ることもできます。親切！
金子晃之さん Googleカレンダーの使い方・共有【PC、スマホ】
https://www.youtube.com/watch?v=e0lbUmlxVAU
実際の活用例とおすすめポイント
訪問時に利用者さんから曜日や時間変更の相談があったとき
来月から先生の診察曜日が変わるので、看護師さんが来る曜日も変えてもらいたいです。
これからもあなたに来てほしいんだけど、大丈夫かしら。
そうなんですね。
分かりました、今私のスケジュールを確認しますね。
ここでスマホ、タブレットで最新スケジュール表を確認することができます。
おすすめポイント
① 1週間のスケジュールが一目で確認でき見やすい（訪問時間に余裕がないときは見やすいとすごく助かる）。
② その場でスケジュール表を変えることができる（忘れないですむ）。
新規の依頼があったとき
お世話になってます。
主治医から訪問看護さんに入ってもらうように指示があり、看護師さんの訪問を週2回お願いしたい利用者さんがいるのですが空き状況はどうですか？できたら、月曜日と木曜日でお願いしたいのですが。
あと、気難しい方でできたらベテランの看護師さんにお願いしたいです。お願いばかりですみません。
こちらこそお世話になっております。
なるほど、そうなんですね。
今空き状況を確認しますので少々お待ちください。
ここで看護師さん全員のスケジュール表を表示させて事業所全体のスケジュールを確認します。パソコンの方が見やすいです。
おすすめポイント
① スタッフ全員のスケジュールを1枚で見ることができるので空き時間が一目でわかる（沢山スタッフさんがいると一目で見れないと把握が難しい）。
② 全体を見ることができるので調整が可能かの判断もしやすい（スケジュール名に利用者さん氏名に加え大まかな住所を入れておくと移動ルートも含めて把握しやすい）。
シフトを作るとき（お休み希望日の把握）
あっ、月はじめだからそろそろシフト作らなきゃ。
そういえば、Aさんが月末に休みたいって言ってたけど、いつだったけ？メモした紙も見当たらないし、、、はぁー。
こんなことありませんか？私はあります（笑）。
お休み希望用のカレンダーを作成して全員で共有してスタッフさんのお休み希望日を把握します。
おすすめポイント
① スタッフさんの方でお休み希望日をいつでも入力できるので、書面の提出が不要で日にち間違えなどはほぼなくなる（上記みたいな状況を避けられる）。
② 他のスタッフさんのお休み希望日も見ることが出来るので、スタッフさんのお休みが重なることが減る。
③ 先々のお休み希望日の入力も可能なので予定が入った段階で希望日を入力できる（忘れるのを防止できる）。
感想とデメリットについて
管理者さんやスタッフさんの訪問以外の業務時間を出来るだけ短縮し、事務所でなくても業務が出来る環境を作ることを意識してこの方法を考えました。
今回紹介した方法はあくまでも一例です。Googleカレンダーはすごく多機能なのでもっと便利に使えると思います。
デメリットについて
事務所以外でも業務が出来るのは便利なのですが、労働時間の把握が難しくなる面があり、その点は配慮が必要と感じています。
手帳でスケジュール管理をしたい人には抵抗があるかもしれません。ですが、共有できるメリットは非常に大きいです。
個人情報である名前を扱うので情報漏洩は心配です。私の所属する事業所では有料のG suite（下記参照ください）を使うことで対応しています。伏字にして入力するのも手です。
スケジュール管理だけではない業務全般の情報共有法については「便利な事業内情報共有方法の紹介 ～タブレットを活用して～」https://hokan-somu-pt.com/90/を見てみてください。
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